Die Steuerbefreiung für Technik im Mitarbeiter-PC-Programm hängt an einem einzigen Wort im Gesetzestext: „betrieblich“. Wird das Gerät steuerlich dem Mitarbeitenden zugerechnet, ist der Vorteil rückwirkend steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dieser Beitrag erklärt, wer wann wirtschaftlicher Eigentümer ist, warum die Laufzeit von 24 Monaten kein Zufall ist und woran sich ein sauberes Modell erkennen lässt.
Zwei Fragen, die ständig verwechselt werden
In Gesprächen über Mitarbeiter-PC-Programme laufen zwei völlig verschiedene Zurechnungsfragen regelmäßig ineinander. Sie sauber zu trennen, erspart die meisten Missverständnisse.
Frage 1: Leasinggeber oder Leasingnehmer? Das ist eine Bilanzfrage. Sie entscheidet, wer den Gegenstand aktiviert, wer abschreibt und ob eine Leasingverbindlichkeit in der Bilanz erscheint. Beantwortet wird sie nach den BMF-Leasingerlassen. Für die Lohnsteuer ist sie ohne Belang.
Frage 2: Arbeitgebersphäre oder Mitarbeitender? Das ist die Frage, an der die Steuerbefreiung hängt. Für § 3 Nr. 45 EStG ist unerheblich, ob der Arbeitgeber Eigentümer ist oder das Gerät nur gemietet oder geleast hat – in beiden Fällen ist es ein betriebliches Gerät. Entscheidend ist allein, dass es steuerlich nicht dem Mitarbeitenden zugerechnet wird.
Wer die beiden Fragen vermengt, kommt zu falschen Schlüssen in beide Richtungen: Er hält ein Modell für unsicher, weil der Arbeitgeber nicht Eigentümer ist – oder er hält ein Modell für sicher, weil irgendwo ein Leasingvertrag existiert, ohne zu prüfen, wer darin Vertragspartner ist.
Was § 39 AO tatsächlich verlangt
Nach § 39 Abs. 1 AO sind Wirtschaftsgüter dem Eigentümer zuzurechnen. Absatz 2 Nr. 1 kehrt das um, wenn ein anderer „die tatsächliche Herrschaft über ein Wirtschaftsgut in der Weise ausübt, dass er den Eigentümer im Regelfall für die gewöhnliche Nutzungsdauer von der Einwirkung auf das Wirtschaftsgut wirtschaftlich ausschließen kann“. Dann ist es diesem anderen zuzurechnen.
Übertragen auf ein Mitarbeiter-PC-Programm heißt das: Es genügt nicht, dass im Vertrag steht, das Gerät bleibe betrieblich. Die tatsächliche Ausgestaltung muss es tragen. Diese Merkmale sprechen dafür, dass die Zurechnung zum Mitarbeitenden kippt:
- Der Mitarbeitende ist unmittelbarer Vertragspartner des Leasing- oder Finanzierungsgebers, und der Arbeitgeber wickelt lediglich die Zahlung über die Gehaltsabrechnung ab. Dann handelt es sich wirtschaftlich um eine private Ratenfinanzierung mit dem Arbeitgeber als Zahlstelle – und nicht um ein betriebliches Gerät.
- Der Arbeitgeber kann das Gerät während der Laufzeit nicht zurückfordern. Fehlt jedes Rückrufrecht, fehlt genau die Einwirkungsmöglichkeit, die § 39 Abs. 2 Nr. 1 AO zum Maßstab macht.
- Die Kaufoption steht von vornherein deutlich unter dem zu erwartenden Marktwert. Dann wird unterstellt, dass sie ausgeübt wird – und der Mitarbeitende ist wirtschaftlich von Anfang an Erwerber, nicht Nutzer.
- Das Gerät geht beim Ausscheiden automatisch in das Eigentum des Mitarbeitenden über. Eine solche Klausel beschreibt einen Ratenkauf, keine Überlassung.
- Der Mitarbeitende trägt das volle Investitionsrisiko. Muss er bei Verlust oder Defekt in jedem Fall die volle Restsumme tragen, unabhängig davon, wie der Arbeitgeber gegenüber dem Leasinggeber steht, verschiebt sich das wirtschaftliche Risiko vollständig auf ihn.
Diese Merkmale sind keine theoretischen Konstruktionen. Modelle, die dem Mitarbeitenden faktisch eine Ratenfinanzierung verkaufen und den Arbeitgeber nur als Abrechnungsstelle einbinden, existieren am Markt. Sie sind für den Arbeitgeber besonders unangenehm, weil er die Lohnsteuer schuldet, wenn die Betriebsprüfung die Zurechnung anders sieht – und zwar für alle Beschäftigten und alle Monate rückwirkend.
Warum die Übereignung eine andere Norm braucht
Ein häufiges Missverständnis lautet, § 3 Nr. 45 EStG befreie „Technik für Mitarbeitende“. Er befreit ausschließlich die private Nutzung. Wird das Gerät übereignet, greift die Vorschrift nicht mehr.
Der Gesetzgeber selbst zeigt das: Für die Übereignung existiert mit § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG eine eigene Norm, die eine Pauschalierung mit 25 Prozent erlaubt. Bräuchte es sie, wenn § 3 Nr. 45 EStG die Übereignung erfassen würde? Nein. Und diese Pauschalierungsnorm hat einen Haken, der sie für Umwandlungsmodelle unbrauchbar macht: Sie setzt voraus, dass die Geräte „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ übereignet werden.
Für die Praxis heißt das: Solange überlassen wird, ist der Vorteil steuerfrei; am Tag der Übernahme ins Privateigentum endet die Steuerfreiheit. Ab diesem Zeitpunkt zählt nur noch der Vergleich zwischen dem gezahlten Kaufpreis und dem tatsächlichen Marktwert. Die Differenz ist Arbeitslohn.
Warum die Laufzeit 24 Monate beträgt
Die Zurechnung zwischen Leasinggeber und Leasingnehmer richtet sich nach den BMF-Leasingerlassen – für bewegliche Wirtschaftsgüter dem Vollamortisationserlass vom 19.04.1971 und dem Teilamortisationserlass vom 22.12.1975. Sie arbeiten mit einem dreistufigen Prüfschema.
| Prüfstufe | Frage | Folge |
|---|---|---|
| 1. Spezialleasing | Ist der Gegenstand so auf den Leasingnehmer zugeschnitten, dass ihn niemand sonst sinnvoll nutzen kann? | Wenn ja: Zurechnung beim Leasingnehmer – unabhängig von allen weiteren Kriterien |
| 2. Grundmietzeit | Liegt die Grundmietzeit zwischen 40 % und 90 % der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer nach den AfA-Tabellen? | Außerhalb des Korridors: Zurechnung beim Leasingnehmer. Innerhalb: weiter zu Stufe 3 |
| 3. Optionen | Liegt ein vereinbarter Kaufpreis unter dem Restbuchwert bzw. dem gemeinen Wert – oder deckt eine Anschlussmiete den weiteren Wertverzehr nicht? | Wenn ja: Zurechnung beim Leasingnehmer. Sonst: Zurechnung beim Leasinggeber |
Für Notebooks und PCs nennt die amtliche AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren, also 36 Monaten. Der Korridor der zweiten Prüfstufe liegt damit zwischen 14,4 und 32,4 Monaten. Eine Laufzeit von 24 Monaten entspricht 66,7 Prozent – sie sitzt fast genau in der Mitte und hält deutlichen Abstand zu beiden Rändern.
Das ist der eigentliche Grund für die im Markt übliche Laufzeit. Zwölf Monate wären mit 33,3 Prozent zu kurz, 33 Monate mit 91,7 Prozent zu lang – in beiden Fällen kippt die Zurechnung zum Leasingnehmer.
Was das für Bilanz und Vorsteuer bedeutet
Handels- und Steuerbilanz. Bleibt der Gegenstand nach dem Prüfschema beim Leasinggeber, aktiviert der Arbeitgeber nichts. Die Leasingraten sind laufender Aufwand, dem die Entgeltumwandlung als Minderung des Personalaufwands gegenübersteht. Für die Bilanzoptik ist ein Mitarbeiter-PC-Programm damit ein weitgehend unauffälliger Vorgang – anders als eine Eigenbeschaffung derselben Geräte, die als Investitionsentscheidung im Anlagevermögen sichtbar würde.
IFRS 16. Wer nach IFRS bilanziert, hat dieses Zurechnungswahlrecht nicht: IFRS 16 verlangt grundsätzlich, für jedes Leasingverhältnis ein Nutzungsrecht und eine Leasingverbindlichkeit anzusetzen. Es gibt aber die Ausnahme für geringwertige Leasinggegenstände, und der Standard nennt Tablets, Computer und Telefone ausdrücklich als Beispiele; als Orientierung wird ein Neuwert von rund 5.000 US-Dollar genannt. Für die Hardware eines Mitarbeiter-PC-Programms greift die Ausnahme daher in aller Regel. Ein Punkt gehört dabei ehrlich benannt: Die Ausnahme entfällt, wenn der Gegenstand weiterverleast wird. Ob die Überlassung an Mitarbeitende gegen Entgeltumwandlung ein solches Sublease darstellt, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört mit dem Abschlussprüfer geklärt – für HGB-Bilanzierer, also die große Mehrheit der Anwender, stellt sie sich nicht.
Vorsteuerabzug. Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Arbeitgeber Leistungsempfänger ist – er hängt also an derselben Vertragskonstruktion wie die Steuerfreiheit. Ist der Mitarbeitende Vertragspartner des Leasinggebers, gibt es weder ein betriebliches Gerät noch einen Vorsteuerabzug. Für Arbeitgeber ohne Vorsteuerabzugsberechtigung – etwa Arztpraxen, Kliniken, Vereine oder Teile der öffentlichen Hand – ändert das die Wirtschaftlichkeitsrechnung, nicht aber die Zurechnungsfrage.
Wie meinMPP die Zurechnung löst
Weil die Frage für Arbeitgeber prüfungsrelevant ist, gehört die Antwort offengelegt und nicht in ein Werbeversprechen verpackt. Die Konstruktion bei meinMPP ist im Hilfe-Center nachlesbar und lässt sich in vier Punkten zusammenfassen.
- Leasingnehmer ist das Unternehmen, nicht der Mitarbeitende. Es besteht ein Rahmenvertrag, unter dem die einzelnen Verträge der Mitarbeitenden als Einzelabrufe laufen. Der Leasinggeber bleibt zivilrechtlicher Eigentümer; wirtschaftlich sind die Leasingverträge dem Unternehmen zuzuordnen.
- Der Arbeitgeber behält die Verfügungsgewalt. Er kann die Geräte im Zweifel zurückfordern – genau das Merkmal, auf das § 39 Abs. 2 Nr. 1 AO abstellt.
- Ein Nutzungs- und Überlassungsvertrag regelt das Verhältnis zum Mitarbeitenden. Der NÜV wird zwischen Mitarbeitendem und Arbeitgeber geschlossen und regelt Nutzung, Umgang mit der Hardware, die Entgeltumwandlung und das Vorgehen im Störfall.
- Eine Zurechnung zum Mitarbeitenden erfolgt zu keinem Zeitpunkt. Das ist die Aussage, die ein Arbeitgeber im Prüfungsfall braucht – und die er sich von jedem Anbieter schriftlich geben lassen sollte.
Am Ende der 24 Monate besteht die Wahl zwischen kostenloser Rückgabe und Übernahme zu einem Restwert. Damit endet die Nutzungsüberlassung, und die Übernahme fällt in die Systematik, die oben beschrieben ist.
Ein kritischer Hinweis dazu, der über meinMPP hinausgeht: Ein niedriger Restwert ist nach zwei Jahren Marktrealität und für sich genommen keine Auffälligkeit. Steuerlich zählt aber nicht das Etikett, sondern der Vergleich mit dem tatsächlichen Marktwert im Übernahmezeitpunkt. Der Bundesfinanzhof hat am 23.11.2022 (VI R 50/20) für einen verwandten Fall entschieden, dass ein sehr niedriger Kaufpreis allein keinen Gestaltungsmissbrauch nach § 42 AO begründet – das Verfahren zeigt aber auch, dass die Finanzverwaltung solche Konstruktionen angreift. Arbeitgeber sollten sich deshalb erklären lassen, wie ein Restwert ermittelt wird, statt sich auf das Wort „gering“ zu verlassen.
Bei meinMPP entsteht der Restwert geräteindividuell: Vom Netto-Einkaufspreis wird je Monat Vertragslaufzeit 1 Prozent abgeschrieben, auf diesen Ausgangswert folgt ein Abschlag nach Zustandsstufe, den der Mitarbeitende mit Fotos der zu übernehmenden Geräte und einer Bestätigung der Angaben belegt. Berechnung, Einstufung, Fotos und Bestätigung werden im System dokumentiert und stehen dem Arbeitgeber – und auf Anforderung dem Finanzamt – zur Verfügung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Nein. Die Vorschrift verlangt ein „betriebliches“ Gerät, nicht Eigentum. Der Arbeitgeber kann das Gerät gekauft, gemietet oder geleast haben. Entscheidend ist allein, dass es steuerlich nicht dem Mitarbeitenden zugerechnet wird – der Maßstab dafür steht in § 39 Abs. 2 Nr. 1 AO.
In einer sauberen Konstruktion der Sphäre des Arbeitgebers: Er ist Leasingnehmer und überlässt das Gerät dem Mitarbeitenden zur Nutzung. Der Leasinggeber bleibt in der Regel zivilrechtlicher Eigentümer. Dem Mitarbeitenden wird das Gerät zu keinem Zeitpunkt zugerechnet – andernfalls wäre es kein betriebliches Gerät und die Steuerfreiheit entfiele.
Weil die Leasingerlasse verlangen, dass die Grundmietzeit zwischen 40 und 90 Prozent der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer liegt. Bei drei Jahren Nutzungsdauer für Notebooks und PCs entspricht das einem Korridor von 14,4 bis 32,4 Monaten. 24 Monate liegen mit 66,7 Prozent komfortabel in der Mitte.
Dann ist die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG nicht anwendbar, und die Umwandlungsbeträge sind rückwirkend als Arbeitslohn zu versteuern. Die Lohnsteuer schuldet der Arbeitgeber – für alle betroffenen Beschäftigten und alle Monate der Laufzeit. Die Beitragsseite ist davon nicht betroffen, weil die Entgeltumwandlung im Mitarbeiter-PC-Programm beitragsrechtlich ohnehin wirkungslos ist.
Nein. § 3 Nr. 45 EStG erfasst nur die Nutzung. Für die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung erlaubt § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG eine Pauschalierung mit 25 Prozent – allerdings nur, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Über eine Entgeltumwandlung ist dieser Weg damit versperrt.
Nach HGB und Steuerrecht in aller Regel nicht: Bleibt der Gegenstand nach dem Prüfschema der Leasingerlasse beim Leasinggeber, sind die Raten laufender Aufwand. Nach IFRS 16 wäre grundsätzlich ein Nutzungsrecht anzusetzen; für Hardware greift jedoch meist die Ausnahme für geringwertige Leasinggegenstände, die Computer und Telefone ausdrücklich nennt.
Das BMF-Schreiben vom 22.02.2022 betrifft die Abschreibung nach § 7 EStG. Für die Zurechnung nach den Leasingerlassen ist weiterhin die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer nach den AfA-Tabellen maßgeblich, für Notebooks und PCs also drei Jahre. Eine ausdrückliche Klarstellung der Finanzverwaltung zum Verhältnis beider Regelungen fehlt – im Zweifel gehört die Frage zum steuerlichen Berater.
Am zuverlässigsten daran, wer Vertragspartner des Leasinggebers ist. Wird der Mitarbeitende unmittelbar gebunden und der Arbeitgeber nur als Zahlstelle eingebunden, handelt es sich wirtschaftlich um eine private Ratenfinanzierung. Weitere Warnzeichen sind ein fehlendes Rückrufrecht des Arbeitgebers, ein automatischer Eigentumsübergang beim Ausscheiden und eine Kaufoption, die von vornherein weit unter dem erwartbaren Marktwert liegt.
Fazit
Das wirtschaftliche Eigentum ist im Mitarbeiter-PC-Programm keine Formalie am Rand, sondern die Bedingung, unter der die Steuerbefreiung überhaupt steht. Und sie wird nicht dadurch erfüllt, dass es im Prospekt behauptet wird, sondern dadurch, dass die Verträge sie tragen.
Die gute Nachricht für Arbeitgeber: Die Prüfung ist kein Gutachten, sondern eine überschaubare Zahl konkreter Fragen – wer ist Vertragspartner, wie lang ist die Grundmietzeit, gibt es ein Rückrufrecht, wie entsteht der Restwert. Wer sie stellt, bevor er ein Programm ausrollt, verlagert die Diskussion aus der Betriebsprüfung in die Anbieterauswahl. Dort gehört sie hin. Welche acht Punkte darüber hinaus über ein prüfungsfestes Programm entscheiden, steht im Beitrag Compliance im Mitarbeiter-PC-Programm: Woran Arbeitgeber ein rechtssicheres Modell erkennen.