Das Mitarbeiter-PC-Programm lebt von einem einfachen Mechanismus: Die Leasingrate wird per Entgeltumwandlung direkt aus dem Bruttogehalt gewandelt. Was aber passiert, wenn genau dieses Gehalt einmal nicht fließt? Bei längerer Krankheit, in der Elternzeit, nach einer Kündigung oder beim Wechsel zu einem neuen Arbeitgeber gibt es schlicht kein Entgelt mehr, das gewandelt werden könnte. In der Praxis nennen wir diese Situationen Störfälle – und sie sind der Punkt, an dem sich HR-Verantwortliche vor der Einführung eines Programms zu Recht fragen: Bleiben wir am Ende auf den Raten sitzen?
Die kurze Antwort: nein. Die etwas längere Antwort lohnt sich, denn mit dem richtigen Prozess wird aus dem vermeintlichen Risiko ein klar geregelter Standardfall – und in den allermeisten Fällen sogar ein Abschluss, mit dem beide Seiten zufrieden sind.
Störfälle sind seltener, als viele denken
Bevor wir in die einzelnen Szenarien einsteigen, ein Blick auf die Zahlen aus unserer Praxis: Die Störfall-Quote liegt bei meinMPP im Durchschnitt bei rund 3 Prozent aller Verträge. Und wenn ein Störfall auftritt, dann zumeist spät in der Laufzeit – typischerweise zwischen dem 20. und 24. Monat eines 24-monatigen Vertrags.
Das ist der entscheidende Punkt für die Risikoeinschätzung. Zu diesem Zeitpunkt ist der Großteil der Raten bereits gewandelt, der offene Restbetrag entsprechend klein. Und die mit Abstand am häufigsten gewählte Lösung ist dann die Kaufoption: Mitarbeitende behalten ihr Gerät, an dem sie ohnehin hängen.
Das Risiko, über das wir hier sprechen, ist also ein kleiner Restbetrag bei wenigen Verträgen – kein strukturelles Problem. Trotzdem braucht es für diese Fälle einen sauberen Prozess. Denn ein geregeltes Störfall-Management ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit, sondern gehört zu den Punkten, die ein prüfungsfestes Programm ausmachen.
Die vier Klassiker im Überblick
| Szenario | Was mit dem Entgelt passiert | Typischer Weg |
|---|---|---|
| Längere Krankheit | Sechs Wochen Entgeltfortzahlung, danach Krankengeld – das Arbeitsentgelt entfällt | Raten privat weiterzahlen oder aussetzen und hinten anhängen |
| Elternzeit | Das Arbeitsverhältnis ruht, das Gehalt entfällt planbar mit Vorlauf | Wandlung vor der letzten Abrechnung abschließen oder Raten nach der Rückkehr anhängen |
| Kündigung | Gehalt fließt bis zum Ende der Kündigungsfrist, häufig zuzüglich Abfindung | Beschleunigte Wandlung aus den letzten Gehältern bzw. der Abfindung |
| Arbeitgeberwechsel | Wie bei der Kündigung – mit einer zusätzlichen Option | Übernahme und Fortführung des Vertrags durch den neuen Arbeitgeber |
Krankheit. In den ersten sechs Wochen greift die Lohnfortzahlung – das Gehalt fließt weiter, die Entgeltumwandlung läuft normal. Kritisch wird es erst danach, wenn Mitarbeitende ins Krankengeld wechseln und das Arbeitsentgelt entfällt. Möglich ist in dieser Phase, dass Mitarbeitende die monatlichen Raten für den Zeitraum der entfallenden Lohnfortzahlung privat an das Unternehmen zahlen – der Vertrag läuft dann einfach unverändert weiter. Andere Unternehmen wählen hingegen den Weg, die Rate für einen gewissen Zeitraum selbst zu übernehmen und die ausgesetzten Raten hinten an den Vertragszeitraum anzufügen.
Elternzeit. Hier ruht das Arbeitsverhältnis, das Gehalt entfällt planbar und meist mit mehreren Wochen Vorlauf. Genau dieser Vorlauf ist wertvoll, denn er lässt Zeit, die Wandlung geordnet abzuschließen, bevor die letzte Gehaltsabrechnung erstellt ist. Alternativ können die während der Elternzeit ausgesetzten Raten auch nach der Rückkehr angehängt werden – der Vertrag verlängert sich dann entsprechend nach hinten.
Kündigung. Ob arbeitnehmer- oder arbeitgeberseitig – mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses endet auch die Möglichkeit der Entgeltumwandlung. Innerhalb der Kündigungsfrist fließt das Gehalt jedoch weiter, und häufig kommt eine Abfindung hinzu. Genau daraus speist sich die Lösung, die weiter unten beschrieben ist.
Arbeitgeberwechsel. Der Sonderfall der Kündigung mit einer zusätzlichen Option: Der neue Arbeitgeber kann den Vertrag übernehmen und fortführen – und zwar auch dann, wenn er meinMPP gar nicht eingeführt hat. Die Übernahme dieses einen, singulären Vertrags ist möglich, ohne dass der neue Arbeitgeber das Produkt für seine Belegschaft einführen muss.
Welche Optionen es im Störfall gibt
Für alle diese Szenarien sieht unser Störfall-Management einen Katalog an Lösungen vor, aus dem sich für jede Situation die passende ergibt.
| Option | Wann sie passt |
|---|---|
| Beschleunigte Wandlung der verbleibenden Raten | Immer dann, wenn innerhalb der Kündigungsfrist bzw. vor dem Ende der Gehaltszahlung noch genug Entgelt oder eine Abfindung zur Verfügung steht |
| Interne Weitergabe oder Weiterverwendung des Geräts | Wenn das Gerät im Unternehmen bleiben soll – etwa für Nachfolgende oder als Poolgerät |
| Private Übernahme via Einmalzahlung | Wenn Mitarbeitende das Gerät behalten wollen: Berechnet werden lediglich die Restraten zuzüglich 5 % Restwert, den Rest des Restwerts übernimmt meinMPP |
| Private Übernahme der Raten bis zum Laufzeitende | Wenn keine Einmalzahlung gewünscht ist und die Zahlung monatlich weiterlaufen soll |
| Temporäre Übernahme der Raten durch den Mitarbeitenden | Bei Elternzeit oder Krankheit, bis das Gehalt wieder fließt |
| Übernahme des Vertrags durch den neuen Arbeitgeber | Beim Jobwechsel – auch wenn der neue Arbeitgeber meinMPP nicht eingeführt hat |
Warum die beschleunigte Wandlung fast immer die beste Lösung ist
So vielfältig die Optionen sind – eine davon sticht heraus: die beschleunigte Wandlung. Dabei werden die verbleibenden Raten nicht einzeln über die Restlaufzeit gestreckt, sondern gebündelt aus den letzten Gehaltszahlungen gewandelt, solange das Arbeitsverhältnis noch besteht. Steht eine Abfindung im Raum, kann auch diese für die Wandlung genutzt werden – gerade bei Kündigungen ist damit fast immer genug Masse vorhanden, um sämtliche Restraten zu wandeln.
Für das Unternehmen bedeutet das: Mit der letzten Abrechnung ist der Vertrag vollständig vorerfüllt. Es bleibt kein offener Posten, keine private Rechnungsbeziehung, die nachgehalten werden müsste, und kein Verwaltungsaufwand über das Austrittsdatum hinaus. Die Lohnbuchhaltung wickelt die Wandlung in einem ihr vertrauten Prozess ab – nur eben komprimiert auf ein bis drei Monate.
Für Mitarbeitende ist die Rechnung mindestens genauso attraktiv: Sie wandeln die Restraten aus dem Brutto und nehmen damit den steuerlichen Vorteil der Entgeltumwandlung bis zur letzten Rate mit. Gerade in einer ohnehin bewegten Lebensphase – neuer Job, Familienzuwachs, Genesung – ist ein Thema einfach erledigt.
Deshalb lautet unsere klare Empfehlung: Wo immer die letzten Gehälter oder eine Abfindung es hergeben, ist die beschleunigte Wandlung der Weg, der für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen das beste Ergebnis liefert.
Und wenn keine Einigung zustande kommt?
Auch dafür gibt es eine Antwort – die Kulanzquote: Sollte ausnahmsweise keine Einigung mit dem Mitarbeitenden möglich sein, nimmt meinMPP die Geräte zurück, ganz ohne zusätzliche Kosten für das Unternehmen. Bei arbeitgeberseitigen Kündigungen suchen wir ebenfalls aktiv eine Lösung mit dem Mitarbeitenden. Das Restrisiko für das Unternehmen ist damit auf ein Minimum reduziert.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ein Störfall ist jede Situation, in der die Entgeltumwandlung nicht mehr wie geplant laufen kann, weil kein umwandlungsfähiges Arbeitsentgelt mehr fließt. Die vier praktisch relevanten Fälle sind längere Krankheit über die Lohnfortzahlung hinaus, Elternzeit, Kündigung und der Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber.
Bei meinMPP liegt die Störfall-Quote im Durchschnitt bei rund 3 Prozent aller Verträge. Und sie treten meist spät auf – typischerweise zwischen dem 20. und 24. Monat einer 24-monatigen Laufzeit. Zu diesem Zeitpunkt ist der Großteil der Raten bereits gewandelt, der offene Restbetrag entsprechend klein.
In den ersten sechs Wochen greift die Entgeltfortzahlung – das Gehalt fließt weiter, die Entgeltumwandlung läuft unverändert. Erst wenn Mitarbeitende ins Krankengeld wechseln, entfällt das umwandlungsfähige Entgelt.
Für diese Phase gibt es zwei gängige Wege: Mitarbeitende zahlen die Raten für den Zeitraum der entfallenden Lohnfortzahlung privat an das Unternehmen, der Vertrag läuft dann unverändert weiter. Oder das Unternehmen übernimmt die Rate für einen gewissen Zeitraum selbst und hängt die ausgesetzten Raten hinten an den Vertragszeitraum an.
In der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis, das Gehalt entfällt – planbar und meist mit mehreren Wochen Vorlauf. Dieser Vorlauf lässt in der Regel genug Zeit, die Wandlung geordnet abzuschließen, bevor die letzte Gehaltsabrechnung erstellt ist. Alternativ lassen sich die ausgesetzten Raten nach der Rückkehr anhängen; der Vertrag verlängert sich dann entsprechend nach hinten.
Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses endet auch die Möglichkeit der Entgeltumwandlung – unabhängig davon, ob arbeitnehmer- oder arbeitgeberseitig gekündigt wurde. Innerhalb der Kündigungsfrist fließt das Gehalt aber weiter, häufig kommt eine Abfindung hinzu. Damit ist in aller Regel genug Masse vorhanden, um die verbleibenden Raten beschleunigt zu wandeln.
Ja – und zwar auch dann, wenn er meinMPP selbst gar nicht eingeführt hat. Die Übernahme dieses einen, singulären Vertrags ist möglich, ohne dass der neue Arbeitgeber das Produkt für seine gesamte Belegschaft einführen muss.
Nein. Sie beendet den Vertrag nicht, sie vorerfüllt ihn: Alle Raten sind bereits geleistet, der Vertrag selbst läuft regulär bis zum Ende seiner Laufzeit. Für das Unternehmen heißt das, dass mit der letzten Abrechnung kein offener Posten und keine private Rechnungsbeziehung zurückbleibt.
Dafür gibt es die Kulanzquote: Sollte ausnahmsweise keine Einigung möglich sein, nimmt meinMPP die Geräte zurück – ohne zusätzliche Kosten für das Unternehmen. Bei arbeitgeberseitigen Kündigungen suchen wir zusätzlich aktiv eine Lösung mit dem Mitarbeitenden. Das Restrisiko für das Unternehmen ist damit auf ein Minimum reduziert.
Fazit
Störfälle sind kein Grund, auf ein Mitarbeiter-PC-Programm zu verzichten – sie sind ein Grund, auf einen Anbieter mit durchdachtem Störfall-Management zu setzen. Die Fälle sind selten, treten meist am Ende der Laufzeit auf und lassen sich fast immer über die beschleunigte Wandlung aus den letzten Gehältern oder der Abfindung lösen: sauber für die Buchhaltung, vorteilhaft für die Mitarbeitenden, ohne offene Enden für das Unternehmen. Und für den seltenen Fall, dass es doch einmal hakt, sorgt die Kulanzquote dafür, dass das Unternehmen nicht auf Kosten sitzen bleibt.