Glossar: 40 Begriffe rund um Mitarbeiter-PC-Programm, Entgeltumwandlung und IT-Leasing

Barlohnumwandlung, Zusätzlichkeitserfordernis, wirtschaftliches Eigentum, Restwert, Störfall – wer ein Mitarbeiter-PC-Programm einführt, prüft oder in der Betriebsvereinbarung verhandelt, stößt auf ein Vokabular aus Steuerrecht, Sozialversicherung, Arbeitsrecht und Leasingpraxis. Dieses Glossar erklärt die 40 wichtigsten Begriffe kurz, zitierfähig und mit Rechtsquelle. Wo ein Begriff nur auf der meinMPP-Plattform vorkommt, ist das ausdrücklich gekennzeichnet.

Wie dieses Glossar zu lesen ist

Jeder Eintrag folgt demselben Aufbau: eine Definition in zwei bis vier Sätzen, die Rechtsquelle oder Fundstelle, auf der sie beruht, und ein Verweis auf den Beitrag, der das Thema vertieft. Die Definitionen sind bewusst neutral formuliert, damit sie sich zitieren lassen – auch dort, wo das Ergebnis für Anbieter von Mitarbeiter-PC-Programmen unbequem ist, etwa bei der Sozialversicherung oder beim Elterngeld.

Sechs Einträge betreffen Begriffe, die es nur im Vertragswerk oder auf der Plattform von meinMPP gibt: Nutzungs- und Überlassungsvertrag, Rundum-Schutz, individuelles Budget, Tranchen, Hauptgerät und Zubehör sowie Nutzungsrate. Sie sind mit dem Zusatz „Plattformbegriff“ gekennzeichnet und beschreiben, wie meinMPP den jeweiligen Punkt löst; andere Anbieter verwenden teils andere Bezeichnungen.

Die 40 Begriffe sind nach fünf Themenfeldern geordnet: Grundbegriffe (1–8), Steuerrecht (9–18), Sozialversicherung und Arbeitsrecht (19–25), Leasing und Eigentum (26–34) sowie Plattform und Praxis (35–40).

Grundbegriffe des Modells

1. Mitarbeiter-PC-Programm (MPP)

Ein Mitarbeiter-PC-Programm ist ein Modell, bei dem der Arbeitgeber Beschäftigten betriebliche IT-Geräte – typischerweise Notebooks, Tablets und Smartphones – zur uneingeschränkten privaten Nutzung überlässt. Die Geräte werden in der Regel vom Arbeitgeber geleast und über eine Entgeltumwandlung der Beschäftigten finanziert. Der Vorteil aus der privaten Nutzung ist nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei.

Der Begriff ist kein Rechtsbegriff, sondern eine Marktbezeichnung. Gleichbedeutend werden „Mitarbeiter-Hardware-Leasing“, „IT-Leasing für Mitarbeitende“ oder „Technik-Gehaltsextra“ verwendet. Entscheidend ist nicht der Name, sondern ob die Konstruktion die Voraussetzungen des § 3 Nr. 45 EStG erfüllt.

Rechtsquelle: § 3 Nr. 45 EStG; R 3.45 LStR.
Mehr dazu: Compliance im Mitarbeiter-PC-Programm · Anbietervergleich Mitarbeiter-Hardware-Leasing

2. Entgeltumwandlung (Gehaltsumwandlung)

Entgeltumwandlung ist die Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten, dass ein Teil des künftigen Bruttoentgelts nicht ausgezahlt, sondern in eine andere Leistung umgewandelt wird – im Mitarbeiter-PC-Programm in die Überlassung eines Geräts. Rechtlich handelt es sich um eine Änderung des Arbeitsvertrags; sie bedarf der Zustimmung beider Seiten.

Steuerlich wird die Umwandlung anerkannt, wenn sie vereinbart wird, bevor der Anspruch auf das umgewandelte Entgelt entsteht. Der Bundesfinanzhof hat das für die Barlohnumwandlung bereits 1997 bestätigt. Derselbe Begriff bezeichnet in der betrieblichen Altersversorgung (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 BetrAVG) einen gesetzlich besonders geregelten Fall mit eigenem Rechtsanspruch (§ 1a BetrAVG) – die dortigen Regeln gelten für Sachbezugsmodelle nicht.

Rechtsquelle: § 311 Abs. 1 BGB (Vertragsänderung); BFH, Beschluss vom 20.08.1997 – VI B 83/97, BStBl II 1997, 667; zur bAV: § 1 Abs. 2 Nr. 3, § 1a BetrAVG.
Mehr dazu: Die Grenzen der Entgeltumwandlung

3. Barlohnumwandlung und Barlohnverzicht

Barlohnumwandlung ist der steuerrechtliche Ausdruck für die Entgeltumwandlung: Beschäftigte verzichten auf einen Teil des in Geld geschuldeten Lohns (Barlohn) und erhalten dafür Sachlohn. Nach dem Bundesfinanzhof ist dann der verbliebene Barlohn mit dem Nennwert und der Sachlohn mit den Werten des § 8 Abs. 2 und 3 EStG anzusetzen.

Vom Barlohnverzicht spricht man, wenn die Beschäftigten ohne Gegenleistung auf Entgelt verzichten – das ist keine Umwandlung, sondern eine Gehaltskürzung. Für die Praxis wichtig: Der Verzicht muss sich auf künftigen, noch nicht fälligen Lohn beziehen. Bereits verdienter Lohn kann nicht rückwirkend umgewandelt werden.

Rechtsquelle: BFH, Beschluss vom 20.08.1997 – VI B 83/97, BStBl II 1997, 667; § 8 Abs. 2 und 3 EStG.
Mehr dazu: Die Grenzen der Entgeltumwandlung

4. Barlohn und Sachbezug (Sachlohn)

Barlohn ist Arbeitslohn, der in Geld gezahlt wird. Sachbezug – gleichbedeutend Sachlohn – ist Arbeitslohn, der in Geldeswert besteht: Waren, Dienstleistungen oder Nutzungsmöglichkeiten (§ 8 Abs. 1 EStG). Die Überlassung eines Notebooks zur privaten Nutzung ist ein Sachbezug.

Seit 2020 stellt § 8 Abs. 1 Satz 2 und 3 EStG klar, dass zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen und Geldsurrogate kein Sachbezug sind; Gutscheine und Geldkarten gelten nur unter den Voraussetzungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG als Sachbezug. Ob Bar- oder Sachlohn vorliegt, entscheidet sich danach, was die Beschäftigten vom Arbeitgeber verlangen können – nicht danach, wie er es erfüllt.

Rechtsquelle: § 8 Abs. 1 und 2 EStG; BFH, Urteile vom 11.11.2010 – VI R 21/09, VI R 27/09, VI R 41/10.
Mehr dazu: 50 € Sachbezug bei meinMPP · Steuerbegünstigte IT-Benefits unter 50 €

5. Geldwerter Vorteil

Ein geldwerter Vorteil ist der in Geld bemessene Wert eines Sachbezugs, den Beschäftigte aus dem Arbeitsverhältnis erhalten. Er gehört zum Arbeitslohn (§ 19 Abs. 1 EStG, § 2 LStDV) und wird grundsätzlich mit dem um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort bewertet (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG); die Finanzverwaltung lässt vereinfachend einen Abschlag von 4 Prozent zu.

Im Mitarbeiter-PC-Programm entsteht ein geldwerter Vorteil aus der privaten Nutzung des Geräts. Er ist aber nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei und muss deshalb weder bewertet noch in der Lohnabrechnung angesetzt werden. Anders liegt es bei der Übernahme des Geräts am Laufzeitende: Wird es unter Marktwert verkauft, ist die Differenz ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Rechtsquelle: § 19 Abs. 1 EStG; § 2 LStDV; § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG; R 8.1 Abs. 2 Satz 3 LStR.
Mehr dazu: Wem das Notebook gehört

6. Überlassung und Übereignung

Überlassung bedeutet, dass die Beschäftigten ein Gerät nutzen dürfen, ohne Eigentümer zu werden; das Gerät bleibt in der Sphäre des Arbeitgebers. Zivilrechtlich ist das eine mietähnliche (§ 535 BGB) oder – bei Unentgeltlichkeit – leihähnliche (§ 598 BGB) Gebrauchsüberlassung. Übereignung ist die Übertragung des Eigentums (§ 929 BGB).

Die Unterscheidung ist der Kern des Modells: § 3 Nr. 45 EStG befreit nur den Vorteil aus der Nutzung überlassener Geräte. Die Übereignung eines Geräts ist ein steuerpflichtiger Sachbezug; sie kann nur nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG mit 25 Prozent pauschal besteuert werden, und auch das nur, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.

Rechtsquelle: § 535, § 598, § 929 BGB; § 3 Nr. 45 EStG; § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG.
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7. Betriebliches Gerät

§ 3 Nr. 45 EStG setzt voraus, dass es sich um „betriebliche“ Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsgeräte handelt. Betrieblich ist ein Gerät, das dem Arbeitgeber zuzurechnen ist – sei es als Eigentum, als gemietetes oder als geleastes Gerät. Nicht erforderlich ist, dass der Arbeitgeber Eigentümer ist; nicht ausreichend ist, dass er das Gerät lediglich bezahlt.

Die Steuerfreiheit entfällt, wenn das Gerät den Beschäftigten selbst zuzurechnen ist, etwa weil sie es nach den Vertragsbedingungen faktisch wie Eigentümer beherrschen. Unerheblich ist dagegen das Verhältnis von privater und beruflicher Nutzung: Auch ein zu 100 Prozent privat genutztes Gerät bleibt begünstigt, wenn es betrieblich bleibt.

Rechtsquelle: § 3 Nr. 45 EStG; R 3.45 LStR; § 39 Abs. 2 Nr. 1 AO.
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8. Nettolohnoptimierung

Nettolohnoptimierung ist ein Sammelbegriff für die Gestaltung der Vergütung mit steuer- oder beitragsbegünstigten Bestandteilen, sodass bei gleichem Aufwand des Arbeitgebers mehr Netto bei den Beschäftigten ankommt. Er ist kein Rechtsbegriff und hat keine eigene gesetzliche Grundlage; jede einzelne Komponente muss ihre eigene Begünstigungsnorm erfüllen.

Kritisch zu prüfen sind Angebote, die beim Mitarbeiter-PC-Programm mit einer Ersparnis bei den Sozialversicherungsbeiträgen werben. Seit dem Besprechungsergebnis der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vom 4. Mai 2023 ist die Entgeltumwandlung zugunsten eines nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfreien Sachbezugs beitragsrechtlich wirkungslos. Der Vorteil des Modells liegt ausschließlich in der Lohnsteuer.

Rechtsquelle: Kein Rechtsbegriff; zur Beitragsfrage: § 14 SGB IV, § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV, Besprechungsergebnis der SV-Spitzenorganisationen vom 04.05.2023.
Mehr dazu: Einfach zu verwaltende Mitarbeiter-Benefits · Compliance im Mitarbeiter-PC-Programm

Steuerrecht

9. § 3 Nr. 45 EStG

§ 3 Nr. 45 EStG stellt „die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen“ steuerfrei. Die Norm ist die Rechtsgrundlage jedes Mitarbeiter-PC-Programms.

Drei Eigenschaften machen sie so tragfähig: Sie verlangt keine Zusätzlichkeit zum Arbeitslohn, sodass die Finanzierung per Entgeltumwandlung zulässig ist. Sie kennt keine Obergrenze. Und sie stellt nicht auf den Umfang der privaten Nutzung ab. Ihre Grenze ist der Begriff „betrieblich“: Das Gerät muss dem Arbeitgeber zuzurechnen bleiben. Die heutige Fassung geht auf eine Neufassung im Jahr 2012 zurück, die den Anwendungsbereich von Personalcomputern auf alle Datenverarbeitungsgeräte samt Zubehör und Software erweiterte.

Rechtsquelle: § 3 Nr. 45 EStG; R 3.45 LStR.
Mehr dazu: Compliance im Mitarbeiter-PC-Programm · Steuerbegünstigte IT-Benefits unter 50 €

10. R 3.45 LStR (Lohnsteuer-Richtlinie)

R 3.45 LStR ist die Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung zu § 3 Nr. 45 EStG. Sie stellt klar, dass die Steuerfreiheit unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung gilt, dass sie auch die Nutzung in der Wohnung der Beschäftigten umfasst und dass Zubehör (etwa Monitore, Drucker, Router) ebenso erfasst ist wie System- und Anwendungssoftware, die der Arbeitgeber auch selbst einsetzt.

Lohnsteuer-Richtlinien binden die Finanzämter, nicht die Gerichte. Für Arbeitgeber sind sie dennoch die wichtigste Orientierung, weil die Lohnsteuer-Außenprüfung nach ihnen prüft. Wer sich innerhalb von R 3.45 LStR bewegt, hat im Regelfall keine Diskussion mit dem Betriebsstättenfinanzamt.

Rechtsquelle: R 3.45 LStR (Lohnsteuer-Richtlinien in der jeweils geltenden Fassung).
Mehr dazu: Compliance im Mitarbeiter-PC-Programm

11. Zusätzlichkeitserfordernis (§ 8 Abs. 4 EStG)

Viele Steuerbefreiungen und Pauschalierungen gelten nur für Leistungen, die „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erbracht werden. § 8 Abs. 4 EStG definiert seit 2020, wann das der Fall ist: Die Leistung wird nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet, der Anspruch auf Arbeitslohn wird nicht zu ihren Gunsten herabgesetzt, sie ersetzt keine vereinbarte künftige Lohnerhöhung, und bei ihrem Wegfall wird der Arbeitslohn nicht erhöht.

Eine Entgeltumwandlung erfüllt diese Voraussetzungen definitionsgemäß nicht – der Lohnanspruch wird ja gerade herabgesetzt. Deshalb scheiden bei Umwandlungsmodellen alle Begünstigungen mit Zusätzlichkeitserfordernis aus, etwa § 3 Nr. 15 (Jobticket), § 3 Nr. 33 (Kinderbetreuung), § 3 Nr. 34 (Gesundheitsförderung), § 37b und § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG. § 3 Nr. 45 EStG enthält kein Zusätzlichkeitserfordernis. Das ist der Grund, warum ausgerechnet das Mitarbeiter-PC-Programm per Umwandlung funktioniert.

Rechtsquelle: § 8 Abs. 4 EStG (eingeführt durch das Jahressteuergesetz 2020 als Reaktion auf BFH, Urteil vom 01.08.2019 – VI R 32/18).
Mehr dazu: Die Grenzen der Entgeltumwandlung · meinMPP oder Dienstrad?

12. 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze

Sachbezüge bleiben steuerfrei, wenn ihr Wert nach Anrechnung der von den Beschäftigten gezahlten Entgelte insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag: Wird sie auch nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte Sachbezug steuerpflichtig.

Für Gutscheine und Geldkarten gilt die Freigrenze nur, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen. Für andere Sachbezüge – etwa die verbilligte Überlassung von Zubehör oder Software – verlangt die Norm keine Zusätzlichkeit. In die Freigrenze fallen alle Sachbezüge eines Monats zusammen; sie lässt sich nicht je Anbieter mehrfach nutzen.

Rechtsquelle: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG; § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG.
Mehr dazu: 50 € Sachbezug bei meinMPP · Steuerbegünstigte IT-Benefits unter 50 €

13. Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG

Arbeitgeber können die Lohnsteuer mit 25 Prozent pauschal erheben, wenn sie Beschäftigten Datenverarbeitungsgeräte, Zubehör oder einen Internetzugang unentgeltlich oder verbilligt übereignen oder Zuschüsse zur Internetnutzung zahlen. Die Pauschalierung setzt voraus, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird; pauschal besteuerter Arbeitslohn ist beitragsfrei (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV).

Die Norm ist das Gegenstück zu § 3 Nr. 45 EStG: Sie regelt die Übereignung, jene die Überlassung. Dass der Gesetzgeber für die Übereignung eine eigene Pauschalierung geschaffen hat, belegt zugleich, dass die Steuerbefreiung des § 3 Nr. 45 EStG die Übereignung nicht erfasst. Für Umwandlungsmodelle ist § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG mangels Zusätzlichkeit gesperrt.

Rechtsquelle: § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG; § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV.
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14. Anrufungsauskunft (§ 42e EStG)

Das Betriebsstättenfinanzamt hat auf Anfrage eines Beteiligten darüber Auskunft zu geben, ob und inwieweit im einzelnen Fall die Vorschriften über die Lohnsteuer anzuwenden sind. Die Anrufungsauskunft ist gebührenfrei, steht Arbeitgebern wie Beschäftigten offen und bindet das Finanzamt im Lohnsteuerabzugsverfahren. Der Bundesfinanzhof qualifiziert sie als Verwaltungsakt, der mit Einspruch und Klage angreifbar ist.

Für ein Mitarbeiter-PC-Programm ist sie das Mittel der Wahl, um die konkrete Vertragskonstruktion – Leasingvertrag, Überlassungsvertrag, Regeln zur Übernahme am Laufzeitende – vorab absegnen zu lassen. Ihre Bindungswirkung ist begrenzt: Sie schützt den Arbeitgeber vor der Haftung, entscheidet aber nicht über die Einkommensteuer der Beschäftigten. Anbieter, die eine „steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung“ versprechen, meinen in der Regel eine solche Auskunft für einen anderen Kunden – sie wirkt nicht für Dritte.

Rechtsquelle: § 42e EStG; BFH, Urteil vom 30.04.2009 – VI R 54/07, BStBl II 2010, 996.
Mehr dazu: Compliance im Mitarbeiter-PC-Programm

15. Lohnsteuer-Außenprüfung und Arbeitgeberhaftung (§§ 42d, 42f EStG)

Der Arbeitgeber haftet für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat (§ 42d Abs. 1 EStG); Arbeitgeber und Beschäftigte sind Gesamtschuldner (§ 42d Abs. 3 EStG). Ob der Lohnsteuerabzug korrekt war, prüft das Finanzamt in der Lohnsteuer-Außenprüfung (§ 42f EStG), typischerweise für drei bis vier Jahre rückwirkend.

Für das Mitarbeiter-PC-Programm bedeutet das: Kippt die Steuerfreiheit – etwa weil die Geräte den Beschäftigten zuzurechnen sind oder weil die Übernahme am Laufzeitende zu Vorzugspreisen erfolgte – haftet zunächst der Arbeitgeber für die Nachzahlung. Entscheidend für die Prüfung sind die Vertragsunterlagen: Rahmenvertrag, Einzelabrufe, Überlassungsverträge und die Dokumentation der Restwertermittlung.

Rechtsquelle: § 42d Abs. 1 und 3 EStG; § 42f EStG; § 193 AO.
Mehr dazu: Compliance im Mitarbeiter-PC-Programm

16. Gestaltungsmissbrauch (§ 42 AO)

Nach § 42 AO kann das Steuergesetz nicht durch eine unangemessene rechtliche Gestaltung umgangen werden. Eine Gestaltung ist unangemessen, wenn sie zu einem gesetzlich nicht vorgesehenen Steuervorteil führt und der Steuerpflichtige dafür keine beachtlichen außersteuerlichen Gründe nachweist.

Beim Mitarbeiter-PC-Programm wird der Einwand gelegentlich gegen Modelle erhoben, in denen die Beschäftigten ihr privates Gerät zu einem symbolischen Preis an den Arbeitgeber verkaufen und zurücküberlassen erhalten. Der Bundesfinanzhof hat einen Kaufpreis von einem bis sechs Euro für Smartphones nicht als Gestaltungsmissbrauch gewertet, weil § 3 Nr. 45 EStG die Steuerbefreiung an die Zurechnung zum Arbeitgeber knüpft – und die war gegeben. Der Leasing-Ansatz mit Rahmenvertrag ist davon unberührt; die Gestaltung ist marktüblich und wirtschaftlich begründet.

Rechtsquelle: § 42 AO; BFH, Urteile vom 23.11.2022 – VI R 49/20 und VI R 50/20.
Mehr dazu: Wem das Notebook gehört

17. Vorsteuerabzug (§ 15 UStG)

Der Vorsteuerabzug ist das Recht eines Unternehmers, die ihm von anderen Unternehmern in Rechnung gestellte Umsatzsteuer von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen (§ 15 Abs. 1 UStG). Er setzt voraus, dass die Leistung für das Unternehmen bezogen wird und nicht für steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug verwendet wird (§ 15 Abs. 2 UStG).

Im Mitarbeiter-PC-Programm ist der Arbeitgeber Leasingnehmer; die Leasingraten enthalten Umsatzsteuer, die er als Vorsteuer abziehen kann, wenn er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Die Kehrseite: Die Überlassung des Geräts gegen Gehaltsverzicht ist umsatzsteuerlich eine entgeltliche Leistung an die Beschäftigten (tauschähnlicher Umsatz, § 3 Abs. 12 Satz 2 UStG), auf die der Arbeitgeber Umsatzsteuer abführen muss. Für Dienstwagen ist das durch den Europäischen Gerichtshof und den Bundesfinanzhof entschieden; auf IT-Geräte ist die Wertung übertragbar. Unternehmen ohne Vorsteuerabzug (etwa Ärzte, Banken, viele Vereine und öffentliche Arbeitgeber) tragen die Umsatzsteuer als Kostenfaktor.

Rechtsquelle: § 15 Abs. 1 und 2 UStG; § 3 Abs. 12 Satz 2 UStG; EuGH, Urteil vom 20.01.2021 – C-288/19 (QM); BFH, Urteil vom 30.06.2022 – V R 25/21.
Mehr dazu: IT-Leasing für Unternehmen: Ratgeber

18. Zuflussprinzip (§ 11, § 38 Abs. 2 EStG)

Die Lohnsteuer entsteht in dem Zeitpunkt, in dem der Arbeitslohn den Beschäftigten zufließt (§ 38 Abs. 2 Satz 2 EStG); für den Lohnsteuerabzug sind nicht Ansprüche, sondern Zuflüsse maßgebend. Zugeflossen ist Lohn, wenn die Beschäftigten wirtschaftlich darüber verfügen können – bei Barlohn mit der Gutschrift, bei Sachlohn mit der Überlassung.

Für die Entgeltumwandlung folgt daraus die zentrale Zeitregel: Wird der Barlohnanspruch vor seiner Fälligkeit wirksam herabgesetzt, fließt nur der verbleibende Barlohn zu; der umgewandelte Teil wird nie Barlohn und ist deshalb auch nicht als solcher zu versteuern. Eine nachträgliche „Umwidmung“ bereits ausgezahlten Lohns ist steuerlich unbeachtlich.

Rechtsquelle: § 11 Abs. 1 EStG; § 38 Abs. 2 Satz 2 EStG; BFH, Beschluss vom 20.08.1997 – VI B 83/97.
Mehr dazu: Die Grenzen der Entgeltumwandlung

Sozialversicherung und Arbeitsrecht

19. Arbeitsentgelt (§ 14 SGB IV) und Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV)

Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung sind alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig unter welcher Bezeichnung und in welcher Form sie geleistet werden (§ 14 Abs. 1 SGB IV). Die SvEV bestimmt, welche Einnahmen ausnahmsweise nicht zum Arbeitsentgelt gehören. Steuerfreie Einnahmen sind nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV nur dann beitragsfrei, wenn sie zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden.

Genau daran scheitert die Beitragsfreiheit im Mitarbeiter-PC-Programm: Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in ihrem Besprechungsergebnis vom 4. Mai 2023 festgehalten, dass eine Entgeltumwandlung zugunsten eines nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfreien Sachbezugs beitragsrechtlich nicht anzuerkennen ist. Das umgewandelte Entgelt bleibt beitragspflichtig. Positiv gewendet: Renten-, Kranken- und Arbeitslosengeldansprüche der Beschäftigten bleiben in voller Höhe erhalten.

Rechtsquelle: § 14 Abs. 1 SGB IV; § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV; Besprechungsergebnis der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vom 04.05.2023.
Mehr dazu: Compliance im Mitarbeiter-PC-Programm · meinMPP oder Dienstrad?

20. Mindestlohn (MiLoG)

Der gesetzliche Mindestlohn beträgt 13,90 Euro je Stunde ab dem 1. Januar 2026 und 14,60 Euro ab dem 1. Januar 2027 (§ 1 Abs. 2 MiLoG in Verbindung mit der Mindestlohnanpassungsverordnung). Vereinbarungen, die den Anspruch unterschreiten, sind unwirksam (§ 3 MiLoG). Das Bundessozialgericht hat 2025 klargestellt, dass der Mindestlohn ausschließlich am tatsächlich gezahlten Barlohn zu messen ist; Sachbezüge zählen nicht mit.

Eine Entgeltumwandlung senkt den Barlohn. Sie ist deshalb nur in dem Umfang wirksam, in dem der verbleibende Barlohn den Mindestlohn je geleisteter Stunde noch erreicht. Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld bis 500.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 3 MiLoG). Die Prüfung obliegt dem Arbeitgeber; Bestellplattformen nehmen sie in der Regel nicht automatisch vor.

Rechtsquelle: § 1, § 3, § 21 MiLoG; Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung; BSG, Urteil vom 13.11.2025.
Mehr dazu: Die Grenzen der Entgeltumwandlung

21. Pfändungsfreigrenze (§ 850c ZPO)

Die Pfändungsfreigrenze ist der Teil des Arbeitseinkommens, der bei einer Lohnpfändung nicht gepfändet werden darf. Sie beträgt für Schuldner ohne Unterhaltspflichten 1.587,40 Euro netto im Monat (Stand 1. Juli 2026) und wird jährlich angepasst. Sachbezüge sind bei der Berechnung des pfändbaren Einkommens mit dem Geldeinkommen zusammenzurechnen (§ 850e Nr. 3 ZPO).

Für das Mitarbeiter-PC-Programm gilt: Das Bundesarbeitsgericht hat die Entgeltumwandlung in die betriebliche Altersversorgung bis zur Höhe des § 1a BetrAVG als pfändungsfrei anerkannt. Für Sachbezugsmodelle gibt es diese Rückendeckung nicht. Läuft eine Lohnpfändung, kann der Sachbezug im pfändbaren Einkommen berücksichtigt werden; viele Arbeitgeber schließen Beschäftigte mit laufender Pfändung deshalb von der Teilnahme aus oder setzen ihr Budget auf null.

Rechtsquelle: § 850c, § 850e Nr. 3 ZPO; Pfändungsfreigrenzenbekanntmachung 2026; BAG, Urteil vom 14.10.2021 – 8 AZR 96/20.
Mehr dazu: Die Grenzen der Entgeltumwandlung · Störfälle im Mitarbeiter-PC-Programm

22. Elterngeld-Bemessung (§ 2c BEEG)

Das Elterngeld bemisst sich nach dem durchschnittlichen Erwerbseinkommen der zwölf Kalendermonate vor dem Geburtsmonat. Bei Nichtselbständigen ist das der laufende Arbeitslohn laut Lohnabrechnung, soweit er im Inland zu versteuern ist (§ 2 Abs. 1 Satz 3, § 2c Abs. 1 BEEG). Steuerfreie Einnahmen bleiben außer Betracht.

Daraus folgt eine Nebenwirkung, die Anbieter selten erwähnen: Weil der umgewandelte Betrag steuerfrei ist, erscheint er nicht im zu versteuernden Arbeitslohn und senkt die Elterngeld-Bemessung – obwohl er beitragspflichtig bleibt und die Renten- oder Arbeitslosengeldansprüche unberührt lässt. Wer eine Elternzeit plant, sollte Umwandlungen in den zwölf Monaten vor dem Geburtsmonat pausieren oder den Effekt bewusst in Kauf nehmen.

Rechtsquelle: § 2 Abs. 1 Satz 3, § 2c Abs. 1 BEEG.
Mehr dazu: Die Grenzen der Entgeltumwandlung

23. Betriebsvereinbarung (§ 77 BetrVG)

Eine Betriebsvereinbarung ist ein schriftlicher Vertrag zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, der unmittelbar und zwingend für alle Beschäftigten des Betriebs gilt (§ 77 Abs. 2 und 4 BetrVG). Sie kann Fragen regeln, die der Mitbestimmung unterliegen, aber auch freiwillige Regelungen enthalten (§ 88 BetrVG). Der Tarifvorbehalt des § 77 Abs. 3 BetrVG ist zu beachten.

Für ein Mitarbeiter-PC-Programm ist die Betriebsvereinbarung das übliche Instrument, um Teilnahmevoraussetzungen, Budgetregeln, Bestellfenster, Störfälle, Datenschutz und das Verfahren am Laufzeitende einheitlich festzulegen. Rechtlich genügt zwar auch eine formlose Regelungsabrede; die Betriebsvereinbarung ist aber wegen ihrer normativen Wirkung und der Nachwirkung (§ 77 Abs. 6 BetrVG) der belastbarere Weg.

Rechtsquelle: § 77 Abs. 2, 3, 4 und 6 BetrVG; § 88 BetrVG.

24. Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG)

Der Betriebsrat hat in Fragen der betrieblichen Lohngestaltung mitzubestimmen, insbesondere bei der Aufstellung von Entlohnungsgrundsätzen und der Einführung neuer Entlohnungsmethoden (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG). Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist die Entscheidung, ob eine Leistung überhaupt gewährt wird und welches Volumen sie hat, mitbestimmungsfrei; mitbestimmungspflichtig sind die Verteilungsgrundsätze – das „Wie“.

Für das Mitarbeiter-PC-Programm heißt das: Der Arbeitgeber entscheidet allein über die Einführung und die Wahl des Anbieters. Teilnahmebedingungen, Budgetkriterien, Ausschlüsse und Störfallregeln unterliegen der Mitbestimmung. Ob die Bestellplattform als „technische Einrichtung“ nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zusätzlich mitbestimmungspflichtig ist, ist nicht höchstrichterlich geklärt; in der Praxis wird sie vorsorglich in die Betriebsvereinbarung einbezogen.

Rechtsquelle: § 87 Abs. 1 Nr. 6 und Nr. 10 BetrVG; ständige Rechtsprechung des BAG zur Unterscheidung von Dotierungsrahmen und Verteilungsgrundsätzen.

25. Störfall

„Störfall“ ist kein gesetzlicher Begriff, sondern die in der Praxis übliche Bezeichnung für Situationen, in denen die Entgeltumwandlung nicht mehr durchgeführt werden kann, weil kein oder nicht genug Entgelt fließt: Krankheit über sechs Wochen (Ende der Entgeltfortzahlung nach § 3 EFZG), Elternzeit, Sabbatical, unbezahlter Urlaub, Kündigung, Betriebsübergang oder Tod. Der Leasingvertrag des Arbeitgebers läuft in diesen Fällen weiter.

Wie mit dem Störfall umgegangen wird, muss der Überlassungsvertrag oder die Betriebsvereinbarung regeln. Übliche Optionen sind die Zahlung der Raten aus dem Nettoeinkommen, die vorübergehende Übernahme durch den Arbeitgeber mit Verlängerung der Umwandlung, die Übernahme des Vertrags durch einen neuen Arbeitgeber, die Ablösung der Restforderung oder die Rückgabe der Geräte mit Verwertung. Bei meinMPP beschreibt der Nutzungs- und Überlassungsvertrag diese Fälle.

Rechtsquelle: § 3 EFZG; § 15 BEEG; § 613a BGB; Ausgestaltung im Überlassungsvertrag.
Mehr dazu: Störfälle im Mitarbeiter-PC-Programm

Leasing und Eigentum

26. Leasing, Leasinggeber und Leasingnehmer

Leasing ist die entgeltliche Überlassung eines Gegenstands zur Nutzung für eine bestimmte Zeit. Der Leasinggeber bleibt zivilrechtlicher Eigentümer; der Leasingnehmer zahlt Raten und trägt beim Finanzierungsleasing typischerweise Sach- und Preisgefahr. Der Bundesgerichtshof ordnet den Finanzierungsleasingvertrag als atypischen Mietvertrag ein, auf den Mietrecht (§§ 535 ff. BGB) grundsätzlich anwendbar ist.

Im Mitarbeiter-PC-Programm ist der Leasingnehmer der Arbeitgeber, nicht die Beschäftigten. Sie sind nicht Partei des Leasingvertrags und haben keine Ansprüche gegen den Leasinggeber; ihr Vertragspartner ist ausschließlich der Arbeitgeber. Diese Zweistufigkeit – Leasingvertrag oben, Überlassungsvertrag unten – ist Voraussetzung dafür, dass die Geräte „betrieblich“ im Sinne des § 3 Nr. 45 EStG bleiben.

Rechtsquelle: §§ 535 ff. BGB; ständige Rechtsprechung des BGH zum Finanzierungsleasing; zur Bilanzierung: BMF-Leasingerlasse (siehe Nr. 29).
Mehr dazu: IT-Leasing für Unternehmen: Ratgeber

27. Rahmenvertrag und Einzelabruf

Ein Rahmenvertrag legt die Bedingungen fest, zu denen später einzelne Verträge geschlossen werden, ohne selbst schon eine Leistungspflicht auszulösen. Im Mitarbeiter-PC-Programm schließt der Arbeitgeber einen Rahmenvertrag mit dem Anbieter beziehungsweise dessen Leasingpartner; jede Bestellung eines Beschäftigten löst einen Einzelabruf aus, der als eigenständiger Leasingvertrag unter dem Rahmenvertrag entsteht.

Die Konstruktion hat zwei Folgen. Erstens ist der Arbeitgeber Leasingnehmer jedes einzelnen Geräts, auch wenn die Beschäftigten es auswählen und über die Umwandlung finanzieren. Zweitens bleibt jeder Einzelabruf für sich kündbar oder ablösbar, sodass ein Störfall bei einer Person nicht den gesamten Rahmenvertrag berührt. Bei meinMPP ist das Kundenunternehmen Leasingnehmer; die Einzelabrufe je Mitarbeitendem sind Bestandteil des Rahmenvertrags.

Rechtsquelle: §§ 145 ff., 311 BGB (Vertragsschluss); Ausgestaltung im Rahmenvertrag.
Mehr dazu: Anbietervergleich Mitarbeiter-Hardware-Leasing

28. Wirtschaftliches Eigentum (§ 39 Abs. 2 Nr. 1 AO)

Steuerlich werden Wirtschaftsgüter grundsätzlich dem zivilrechtlichen Eigentümer zugerechnet (§ 39 Abs. 1 AO). Abweichend davon ist ein Wirtschaftsgut demjenigen zuzurechnen, der die tatsächliche Herrschaft darüber in der Weise ausübt, dass er den Eigentümer im Regelfall für die gewöhnliche Nutzungsdauer von der Einwirkung wirtschaftlich ausschließen kann (§ 39 Abs. 2 Nr. 1 Satz 1 AO). Diese Person ist der wirtschaftliche Eigentümer.

Für das Mitarbeiter-PC-Programm sind zwei Zurechnungsfragen zu trennen. Ob das Gerät dem Leasinggeber oder dem Arbeitgeber zuzurechnen ist, ist eine Bilanzfrage nach den Leasingerlassen und für die Lohnsteuer unerheblich. Ob es dem Arbeitgeber oder den Beschäftigten zuzurechnen ist, entscheidet über die Steuerfreiheit: Nur wenn die Beschäftigten den Arbeitgeber nicht dauerhaft von der Einwirkung ausschließen können – etwa weil er das Gerät zurückfordern kann und es am Laufzeitende zurückgeht – bleibt das Gerät „betrieblich“.

Rechtsquelle: § 39 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 1 AO; § 3 Nr. 45 EStG.
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29. Leasingerlasse und 40-90-Prozent-Korridor

Die Leasingerlasse des Bundesfinanzministeriums regeln, ob ein Leasinggegenstand beim Leasinggeber oder beim Leasingnehmer zu bilanzieren ist. Für bewegliche Wirtschaftsgüter gelten der Vollamortisationserlass vom 19. April 1971 und der Teilamortisationserlass vom 22. Dezember 1975. Vollamortisation bedeutet, dass die Raten während der Grundmietzeit die Kosten des Leasinggebers vollständig decken; bei Teilamortisation bleibt ein Restwert offen.

Kernkriterium ist die Grundmietzeit: Liegt sie zwischen 40 und 90 Prozent der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer und enthält der Vertrag keine Kauf- oder Verlängerungsoption zu Vorzugskonditionen, wird der Gegenstand dem Leasinggeber zugerechnet. Bei einer Nutzungsdauer von 36 Monaten für Notebooks entspricht das einem Korridor von 14,4 bis 32,4 Monaten; eine Laufzeit von 24 Monaten liegt mit 66,7 Prozent in der Mitte. Diese Zurechnung betrifft nur die Bilanz, nicht die Frage der Steuerfreiheit.

Rechtsquelle: BMF-Schreiben vom 19.04.1971 (IV B/2 – S 2170 – 31/71, BStBl I 1971, 264) und vom 22.12.1975 (IV B 2 – S 2170 – 161/75).
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30. Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer und AfA

Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ist der Zeitraum, über den ein Wirtschaftsgut voraussichtlich genutzt werden kann; nach ihr bemisst sich die Absetzung für Abnutzung (AfA, § 7 Abs. 1 EStG). Die amtliche AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter setzt für Notebooks und PCs drei Jahre an. Das BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 erlaubt für Computerhardware und Software zusätzlich eine Nutzungsdauer von einem Jahr.

Für die Leasingzurechnung ist die verkürzte einjährige Nutzungsdauer nach herrschender Auffassung nicht maßgeblich; die Leasingerlasse stellen auf die AfA-Tabelle ab. Eine ausdrückliche Klarstellung der Finanzverwaltung hierzu fehlt allerdings. Wer die 24-monatige Laufzeit an einer einjährigen Nutzungsdauer misst, käme auf 200 Prozent und damit weit außerhalb des Korridors – ein Ergebnis, das erkennbar nicht gemeint ist, aber in Diskussionen mit Prüfern vorkommen kann.

Rechtsquelle: § 7 Abs. 1 EStG; AfA-Tabelle AV (BMF vom 15.12.2000), Nr. 6.14.3.2; BMF-Schreiben vom 22.02.2022 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :025).
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31. Restwert · Plattformbegriff

Der Restwert ist der Wert, den ein Leasinggegenstand am Ende der Laufzeit noch hat. In der Leasingkalkulation ist er der Betrag, der nach Zahlung aller Raten nicht amortisiert ist (kalkulatorischer Restwert). Im Mitarbeiter-PC-Programm bezeichnet „Restwert“ meist den Preis, zu dem Beschäftigte das Gerät am Laufzeitende übernehmen können.

Steuerlich gilt für diese Übernahme § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG: Liegt der Übernahmepreis unter dem üblichen Endpreis für ein vergleichbares Gebrauchtgerät, ist die Differenz steuerpflichtiger Arbeitslohn. Pauschale Restwerte – etwa „zwei Monatsraten“ oder ein fester Prozentsatz – sind geräteblind und angreifbar. meinMPP ermittelt den Restwert deshalb je Gerät: Ausgangswert ist der Netto-Einkaufspreis abzüglich eines Prozents je Vertragsmonat, darauf folgt ein Zustandsabschlag in fünf Stufen; Fotos und die bestätigte Zustandsangabe werden dokumentiert und stehen dem Arbeitgeber und auf Anforderung dem Finanzamt zur Verfügung.

Rechtsquelle: § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG; R 8.1 Abs. 2 LStR; zur Bilanz: Teilamortisationserlass vom 22.12.1975.
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32. Kaufoption und Andienungsrecht

Eine Kaufoption gibt dem Leasingnehmer das Recht, den Gegenstand am Laufzeitende zu einem festgelegten Preis zu erwerben. Ein Andienungsrecht gibt umgekehrt dem Leasinggeber das Recht, dem Leasingnehmer den Gegenstand zum kalkulierten Restwert zum Kauf anzudienen; der Leasingnehmer muss dann abnehmen. Beides sind Gestaltungen aus den Leasingerlassen und beeinflussen die bilanzielle Zurechnung.

Für das Mitarbeiter-PC-Programm ist die Unterscheidung wichtig, weil eine von vornherein vereinbarte Kaufoption der Beschäftigten zu einem unter dem Marktwert liegenden Preis die Zurechnung nach § 39 Abs. 2 Nr. 1 AO kippen kann: Wer sicher weiß, dass er das Gerät am Ende günstig behalten darf, beherrscht es wirtschaftlich schon während der Laufzeit. Rechtssicher ist deshalb eine Übernahmemöglichkeit, die erst am Laufzeitende zum dann marktüblichen Preis angeboten wird – bei meinMPP wahlweise zur kostenlosen Rückgabe.

Rechtsquelle: BMF-Leasingerlasse vom 19.04.1971 und 22.12.1975; § 39 Abs. 2 Nr. 1 AO.
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33. Üblicher Endpreis am Abgabeort (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG)

Sachbezüge sind mit den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort anzusetzen. Endpreis ist der Preis, den ein Endverbraucher für die konkrete Ware oder Dienstleistung am Markt zahlen würde, einschließlich Umsatzsteuer. Die Finanzverwaltung lässt einen pauschalen Abschlag von 4 Prozent zu (R 8.1 Abs. 2 Satz 3 LStR); alternativ kann der günstigste Marktpreis nachgewiesen werden, dann ohne Abschlag.

Bei der Übernahme eines Geräts am Laufzeitende ist der Maßstab der Preis, zu dem ein vergleichbares Gebrauchtgerät gleichen Zustands am Markt angeboten wird. Anders als beim Dienstrad, für das die Finanzverwaltung eine Vereinfachungsregel mit 40 Prozent der Preisempfehlung akzeptiert, gibt es für IT-Hardware keine solche Pauschale. Der Wert muss also je Gerät nachvollziehbar ermittelt werden.

Rechtsquelle: § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG; R 8.1 Abs. 2 Satz 3 LStR; zum Dienstrad: BMF-Schreiben vom 17.11.2017 (koordinierter Ländererlass).
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34. Nutzungsrate · Plattformbegriff

Die Nutzungsrate ist der monatliche Bruttobetrag, den Beschäftigte für die Überlassung ihrer Geräte umwandeln. Sie ist nicht identisch mit der Leasingrate des Arbeitgebers, sondern der Betrag, der im Überlassungsvertrag vereinbart und in der Entgeltabrechnung als Umwandlung ausgewiesen wird. In der Lohnabrechnung wird sie über eine eigene Lohnart abgebildet, die das steuerpflichtige Brutto mindert, das beitragspflichtige Brutto aber unverändert lässt.

Bei meinMPP umfasst die Nutzungsrate für Hauptgeräte den Rundum-Schutz und die Versandkosten, auch im Schadens- oder Diebstahlsfall; für Zubehör die Unterstützung bei Garantiefällen. Die Laufzeit beträgt 24 Monate. Beginnt die Umwandlung in der Lohnabrechnung später als der Vertrag, werden trotzdem nur 24 Raten gezahlt.

Rechtsquelle: Vertragliche Regelung im Überlassungsvertrag; lohnsteuerlich § 3 Nr. 45 EStG, beitragsrechtlich § 14 SGB IV.
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Plattform und Praxis

35. Hauptgerät und Zubehör · Plattformbegriff

Als Hauptgeräte gelten bei meinMPP Notebooks, Tablets, Smartphones und PCs; alle übrigen physischen Produkte – Monitore, Kopfhörer, Tastaturen, Docking-Stations – sind Zubehör. Die Unterscheidung steuert zwei Dinge: Hauptgeräte sind durch den Rundum-Schutz abgesichert, für Zubehör gilt die Herstellergarantie. Und der Arbeitgeber kann festlegen, dass Zubehör nur zusammen mit einem Hauptgerät bestellt werden darf.

Steuerlich sind beide Kategorien gleichgestellt: § 3 Nr. 45 EStG erfasst Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte „sowie deren Zubehör“ ausdrücklich. Ein Monitor ohne Rechner ist also ebenso begünstigt wie ein Notebook, solange er betrieblich bleibt. Nicht erfasst sind Gegenstände, die keine Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsfunktion haben, etwa reine Möbel.

Rechtsquelle: § 3 Nr. 45 EStG; R 3.45 LStR; Plattformregeln von meinMPP.
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36. Nutzungs- und Überlassungsvertrag (NÜV) · Plattformbegriff

Der Nutzungs- und Überlassungsvertrag ist der Vertrag zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten, mit dem das Gerät überlassen und die Entgeltumwandlung vereinbart wird. Bei meinMPP wird er mit Abschluss der Bestellung geschlossen; die Beschäftigten stimmen ihm im Bestellprozess zu, er wird an der Bestellung abgelegt und ist in der Bestellhistorie abrufbar. Er regelt, was mit der Hardware getan werden darf, wie sie zu behandeln ist, wie die Umwandlung abläuft und was im Störfall geschieht.

Rechtlich ist der NÜV eine Ergänzung des Arbeitsvertrags, kein Verbrauchervertrag mit dem Anbieter. Deshalb besteht kein Widerrufsrecht wie beim Online-Kauf; die Bestellung ist mit der Zustimmung verbindlich. Für die Lohnsteuer ist der NÜV das zentrale Dokument: Er belegt, dass die Umwandlung vor Fälligkeit vereinbart wurde, dass das Gerät überlassen und nicht übereignet wird und dass der Arbeitgeber es zurückfordern kann.

Rechtsquelle: § 311 Abs. 1 BGB; § 312g BGB (Widerrufsrecht gilt nur für Verbraucherverträge mit Unternehmern); Vertragswerk von meinMPP.
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37. Rundum-Schutz · Plattformbegriff

Der Rundum-Schutz ist die bei meinMPP in der Nutzungsrate enthaltene Absicherung der Hauptgeräte über die gesamte Laufzeit von 24 Monaten. Er deckt Sachgefahren (Bruch- und Sturzschäden, Bedienungsfehler, Flüssigkeitsschäden, Überspannung, Brand), Eigentumsdelikte (Einbruchdiebstahl auch aus dem Kfz, einfacher Diebstahl, Raub, Missbrauchsschäden bis 500 Euro) sowie ab dem 13. Monat Garantieschäden bei Apple-Geräten und einen Akkuschutz. Es gibt keine Selbstbeteiligung; im Schadensfall wird durch ein Neugerät oder ein gleichwertiges Gerät ersetzt, versandkostenfrei.

Die Grenzen sollte man kennen: Zubehör ist nicht vom Rundum-Schutz erfasst, sondern nur von der Herstellergarantie. Während einer Reparatur oder Ersatzlieferung gibt es kein Leihgerät. Und der Schutz ist an den Vertrag gebunden – wer beim Ausscheiden die Geräte ablöst oder den Vertrag zum neuen Arbeitgeber mitnimmt, verliert ihn. Vom Rundum-Schutz zu unterscheiden sind die gesetzliche Gewährleistung des Verkäufers (§§ 434 ff. BGB), die dem Leasinggeber zusteht, und die freiwillige Herstellergarantie (§ 443 BGB).

Rechtsquelle: Leistungsbeschreibung von meinMPP; zur Abgrenzung §§ 434 ff., 443 BGB.
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38. Individuelles Budget · Plattformbegriff

Das individuelle Budget ist der Höchstbetrag, den eine Person bei meinMPP monatlich umwandeln darf. Es wird nicht vom Anbieter, sondern von den Administratoren des Arbeitgebers für jede teilnehmende Person einzeln hinterlegt; die Plattform verhindert Bestellungen, die das Budget überschreiten. Budgeterhöhungen werden über die Plattform beim Arbeitgeber beantragt; nach Vertragsende wird das gebundene Budget wieder frei.

Das Budget ist das Instrument, mit dem der Arbeitgeber die rechtlichen Grenzen der Entgeltumwandlung einhält: Wird es aus dem Abstand zwischen Bruttolohn und Mindestlohn abgeleitet, kann nichts bestellt werden, was den Mindestlohn unterschreitet; bei laufender Pfändung oder Elternzeit kann es auf null gesetzt werden. Die Berechnung selbst bleibt Aufgabe des Arbeitgebers – die Plattform prüft weder Mindestlohn noch Pfändungsfreigrenze automatisch.

Rechtsquelle: Plattformfunktion von meinMPP; rechtlicher Hintergrund § 3 MiLoG, § 850c ZPO.
Mehr dazu: Die Grenzen der Entgeltumwandlung · Zero-Admin-Plattform: automatisierte Technik-Gehaltsextras

39. Tranchen und 24/7-Öffnung · Plattformbegriff

Tranchen sind zeitlich begrenzte Bestellfenster, in denen der Shop für die Beschäftigten geöffnet ist – etwa im Frühjahr und vor Weihnachten. Bei der 24/7-Öffnung kann jederzeit bestellt werden. Welche Variante gilt, entscheidet bei meinMPP der Arbeitgeber; außerhalb einer Tranche bleiben alle übrigen Funktionen der Plattform (Bestellhistorie, Vertragsdokumente, Servicefälle) nutzbar.

Tranchen haben für Arbeitgeber zwei Vorteile: Sie bündeln den Abstimmungsaufwand mit der Lohnbuchhaltung auf wenige Termine, und sie erleichtern die Kommunikation im Betrieb. Die 24/7-Öffnung ist attraktiver für die Beschäftigten, weil sie Geräte dann bestellen können, wenn sie gebraucht werden. Beide Varianten sind ein typischer Regelungspunkt in der Betriebsvereinbarung.

Rechtsquelle: Plattformfunktion von meinMPP.
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40. Auftragsverarbeitung und digitale Souveränität

Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung eines Verantwortlichen verarbeitet (Art. 4 Nr. 8, Art. 28 DSGVO). Der Anbieter eines Mitarbeiter-PC-Programms verarbeitet Beschäftigtendaten – Name, Personalnummer, Budget, Bestellungen – für den Arbeitgeber und ist deshalb Auftragsverarbeiter; ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO ist Pflicht. Werden Daten in ein Drittland übermittelt, gelten zusätzlich Art. 44 ff. DSGVO.

Digitale Souveränität ist kein Rechtsbegriff, sondern die Frage, welcher Rechtsordnung der Anbieter und seine Subdienstleister tatsächlich unterliegen. Ein Serverstandort in Deutschland genügt dafür nicht, wenn der Betreiber einem Konzern mit Sitz in den USA gehört und damit dem CLOUD Act unterliegt. Wer Anbieter prüft, sollte nach dem Sitz des Betreibers, den eingesetzten Subdienstleistern und der Rechtsgrundlage für Drittlandtransfers fragen – nicht nur nach dem Rechenzentrum.

Rechtsquelle: Art. 4 Nr. 8, Art. 28, Art. 44 ff. DSGVO; § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz); US CLOUD Act (18 U.S.C. § 2713).
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Fazit

Das Vokabular rund um das Mitarbeiter-PC-Programm wirkt auf den ersten Blick sperrig, folgt aber einer klaren Logik: § 3 Nr. 45 EStG befreit die Überlassung betrieblicher Geräte, die Entgeltumwandlung finanziert sie, das wirtschaftliche Eigentum entscheidet darüber, ob die Geräte betrieblich bleiben, und die Sozialversicherung bleibt von alledem unberührt. Wer diese vier Zusammenhänge verstanden hat, kann jedes Anbieterversprechen einordnen – und erkennt, wo Marketing die Begriffe dehnt.

Für die Praxis empfiehlt es sich, dieses Glossar neben die Betriebsvereinbarung und den Überlassungsvertrag zu legen: Jeder dort verwendete Begriff sollte sich hier mit Rechtsquelle wiederfinden. Fehlt ein Begriff oder hat sich eine Rechtsquelle geändert, freuen wir uns über einen Hinweis an vertrieb@meinmpp.de – das Glossar wird laufend aktualisiert.